Как правильно организовать хранение документов
21 Января 2019 г.
Местами встречаешь удивительные вещи. Например, в одной довольно крупной компании нужно было подготовить документы к тендеру.
Одним из требований было документальное подтверждение объемов ранее заключенных сделок с определенными характеристиками. Помимо договоров и актов, требовались платежные документы.

Удивительная вещь 1.
Договоры и акты хранились, как вы думаете где? В бухгалтерии? У юристов? Нет, они хранились у менеджера проекта. Понятно, что менеджер не один и оригинальные документы, таким образом, хранятся разными людьми, в разных местах, по разным принципам.

Удивительная вещь 2.
Тот самый менеджер, хранитель договоров, подготовил таблицу с данными, на основании которых нужно подобрать платежки. Естественно, платежки могут подобрать сотрудники финансовой службы. Не менее естественно, что с вопросом менеджер приходит к руководителю этой самой службы. А дальше происходит удивительная вещь номер два - руководитель просто передает задачу одному из сотрудников.

Не разбираясь, не вникая, даже не посмотрев на данные менеджера. Казалось бы в чем сложность - надо всего лишь найти платежные поручения. Но данные менеджера не содержали информацию о том получены ли были деньги или уплачены и даже намека на даты, когда операции произошли. Очень напоминает сказу "пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что".

В статье "Менеджер и его время, или кому достанется обезъяна", опубликованной в российском HBR, подобный подход назывался - перебросить обезьяну. Имелось в виду, что задачу можно просто скинуть на кого-нибудь, не задумываясь о том, может ли получатель задачи ее выполнить.

К сожалению, такие удивительные вещи встречаются сплошь и рядом. Руководители не обращают внимание на то, как происходит обмен информацией и как она хранится. Из-за этого, как минимум, тратиться лишнее время на ее поиски, а как максимум, она исчезает.

В то же время, руководители не считают нужным вникать в проблемы, просто вызывают подчиненных и отдают указание проблему устранить. Конечно, бывает, что все срабатывает и проблемы устраняются тем или иным образом. Но часто ситуация требует полномочий или ресурсов, которых у подчиненных просто нет. И тогда проблема не решается, а иногда еще и усугубляется.

Информация, а документы ее неотъемлемая часть, уже давно является важной составляющей любого бизнеса. А в современных условиях она становится все более и более важной. В этой связи перекидывать обезьяну, безалаберно относится к хранению данных, использовать не унифицированные принципы наименования и хранения данных становится не безопасно. На мой взгляд, это прямая угроза финансовому благополучию бизнеса.

Что я посоветовал?
- создать стандарт наименования документов и их хранения;
- провести с руководителями тренинг о принятии решений;
- по прошествии трех месяцев проверить соблюдаются ли стандарты и изменилось ли поведение руководителей.